Acúmulo de funções, crescimento sem planejamento e dificuldade para definir prioridades são alguns dos principais entraves para reduzir a burocracia na empresa.
Apesar da recente digitalização das entregas para o Governo e Receita Federal, ainda é comum o empresário se deparar com uma série de processos que travam a otimização dos serviços, a gestão de qualidade do negócio e desmotivam funcionários.
Reduzir a burocracia na empresa exige organização, disciplina e estratégia. Os benefícios são inúmeros: além de agilizar o dia a dia, é possível obter resultados melhores quando os processos são mais simplificados e pensados para atender todas as demandas empresariais.
E você sabia que o contador tem um papel fundamental neste cenário? A Seteco presta consultoria personalizada que te ajuda a entender a importância de cada etapa no dia a dia do negócio. Fale conosco!
Como reduzir a burocracia na empresa?
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Adote a digitalização de documentos
Um dos processos que mais consome tempo dentro da área administrativa, financeira e contábil é a autenticação e entrega de documentos, que pode levar desde algumas horas até dias de espera. Dependendo da urgência da situação, essa não é uma opção viável.
Documentos e assinaturas digitais, por outro lado, são muito mais econômicos e rápidos. Com eles, é possível enviar uma cópia por e-mail, autenticar imediatamente a assinatura online e ter sua validade confirmada em poucos minutos.
A Asplan, spin-off da Seteco, oferece este serviço em diversas modalidades. Para mais informações, clique aqui.
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Invista em ferramentas de automação de processos
Boa parte do trabalho burocrático envolve, basicamente, a repetição constante de uma mesma tarefa. Isso significa que o potencial da sua equipe é desperdiçado em repetições, em vez de ser usado em trabalhos mais rentáveis.
Transferir essa tarefa para um software de automação de processos é um excelente investimento. Além de evitar que esses trabalhos atrapalhem sua equipe, a máquina também poderá concluí-los de forma rápida e com maior precisão.
Vale lembrar que estas ferramentas devem ser vistas como um complemento à função humana. A capacidade analítica e estratégica, por exemplo, não pode ser substituída pela tecnologia.
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Dê mais autonomia à sua equipe
Outro componente fundamental para reduzir a burocracia na empresa é desconstruir hierarquias rígidas e, em alguns casos, sem propósito. Para realizar qualquer tarefa ou obter um material, um sistema burocrático exige que o colaborador tenha a permissão de um ou mais superiores responsáveis. No fim das contas, isso atrasa o trabalho e aumenta as chances de perder boas oportunidades.
Permitir que sua equipe tome as próprias decisões ajuda a agilizar consideravelmente o processo de produção e entrega de tarefas.
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Revise e enxugue seus processos
Em muitos casos, a burocracia é apenas um resquício de uma época em que esse engessamento era necessário ou esperado. Porém, para que ele não atrapalhe seu negócio, é recomendável que você encontre e remova seus vestígios ativamente.
De tempos em tempos, lembre-se de revisar os processos da sua empresa e buscar pontos que podem ser melhorados. Ferramentas antigas, cadeias de comando desnecessárias, entre outras coisas, devem ser reformuladas e, se necessário, descartadas.
Por mais que as legislações e as obrigações existentes em nosso país dificultem a vida do empreendedor, tornar a rotina da empresa mais simples e fluida pode ajudar a manter o foco e melhorar a performance a médio prazo.
Novas obrigações como o eSocial e a EFD Reinf só serão implementadas sem dor de cabeça se o empresário tiver organização e pouca burocracia em seus processos. Por isso, contar com uma equipe de contabilidade é essencial neste momento.
Profissionais especializados serão capazes de sinalizar onde estão os gargalos burocráticos da empresa e através da sua consultoria, você terá mais respaldo para remodelar a sua estratégia de negócio!
