Com o Decreto nº 12.712/2025, que atualizou a regulamentação do Programa de Alimentação do Trabalhador (PAT), o vale-alimentação (VA) e vale-refeição (VR) passa por adaptações que envolvem operadoras, estabelecimentos comerciais e empregadores, a partir de novembro.
Embora parte das mudanças dependa da adequação tecnológica dos fornecedores, os empregadores também precisam acompanhar as novas exigências.
O que muda nas regras do vale-alimentação e do vale-refeição?
Entre as principais alterações está a ampliação da interoperabilidade, que busca permitir a utilização dos cartões em diferentes redes de estabelecimentos, reduzindo as limitações entre operadoras e arranjos de pagamento.
O decreto estabelece parâmetros para as taxas cobradas nas transações, os prazos de liquidação financeira e as condições comerciais praticadas pelos participantes do sistema. Além disso, reforça a proibição de vantagens financeiras indevidas concedidas aos empregadores em razão da contratação dos auxílios.
As disposições alcançam as organizações que concedem VA ou VR, mesmo aquelas que não participam do PAT, conforme esclarecimento do Ministério do Trabalho e Emprego. Logo, a aplicação das regras não depende exclusivamente da inscrição no programa.
Outros aspectos permanecem inalterados: os valores precisam ser destinados à alimentação, seja para a compra de gêneros alimentícios, ou ao pagamento de refeições, conforme a modalidade; e segue vedada sua utilização para pagamento de produtos ou serviços não relacionados à alimentação do trabalhador.
Contratos e fornecedores merecem atenção
Com a atualização da regulamentação, as empresas devem revisar os contratos mantidos com as operadoras de VA e VR. A análise precisa considerar as taxas envolvidas e a adequação do fornecedor às determinações previstas no decreto.
Também é importante confirmar quais mudanças já foram implementadas e quais ainda estão previstas no cronograma. Essa verificação ajuda a identificar os ajustes necessários sem presumir que todas as obrigações começam a valer ao mesmo tempo.
Outro cuidado envolve as vantagens oferecidas na contratação. A medida proíbe práticas como deságios, rebates e outros benefícios financeiros indevidos concedidos ao empregador.
Por isso, uma renegociação ou troca de operadora não deve considerar apenas o custo do serviço, mas também o cumprimento da legislação e os termos contratuais.
O que o Departamento Pessoal e a contabilidade devem verificar?
Além de acompanhar a adequação dos fornecedores, o Departamento Pessoal precisa conferir se a concessão do benefício respeita as condições aplicáveis aos trabalhadores. Convenções e acordos coletivos e demais obrigações pertinentes têm que ser consideradas antes de qualquer alteração.
A legislação federal não obriga, de forma geral, todas as companhias a oferecer VA ou VR. A concessão, entretanto, pode ser exigida por norma coletiva ou por outros requisitos relacionados à relação de trabalho.
Nesse cenário, a atuação conjunta do Departamento Pessoal e da contabilidade contribui para revisar os procedimentos, conferir os registros e avaliar se a oferta está alinhada às exigências trabalhistas e fiscais.
Como se preparar para as próximas etapas?
A responsabilidade pela adaptação tecnológica de boa parte do sistema cabe aos prestadores de serviço. Mas o empregador deve estar atento e observar as normas que regem à concessão do VR e VA.
Seguimos acompanhando as mudanças na legislação, o que nos permite auxiliar na revisão dos procedimentos de Departamento Pessoal e dos reflexos contábeis relacionados ao tema. Com orientação adequada, a empresa consegue identificar os ajustes necessários e se preparar para o que vem por aí.
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