O arquivo de uma empresa deve reunir o acervo de registros e comprovantes do negócio para facilitar o dia a dia. Por isso, é indispensável que a gestão de documentos esteja organizada para servir ao usuário com precisão e rapidez.
Esse foi o tema principal do 29º Partner Business, que na última quarta-feira reuniu cerca de 40 pessoas no auditório da Seteco, entre proprietários, sócios, administradores, controllers e analistas de empresas clientes do escritório de contabilidade.
A gestão de documentos, tão importante na contabilidade, é parte estratégica da manutenção da ordem da companhia. Por isso, a Seteco presta consultoria para apoiar seus clientes. Fale conosco!
Apesar das inúmeras evoluções nos processos do governo e da Receita Federal, ainda é recomendável que alguns documentos sejam guardados por segurança, como:
– Contratos e acordos empresariais
– Notas fiscais, recibos e comprovantes de operações financeiras
– Relatórios contábeis e gerenciais, controles de fluxos de caixas, DRE, balancetes
– Orçamentos, registros cadastrais de clientes e fornecedores
– Contas de internet, água, luz, telefone, etc
– Guias de recolhimento de tributos
– Manuais
– Planos e projetos de diversas espécies
– Cópias de documentos trabalhistas de funcionários
Mas nem sempre a melhor forma de armazená-los é a física. “A maior parte dos documentos devem ser guardados por 5 anos, mas a nossa recomendação são 6 anos para arquivos tributários e 30 para os documentos trabalhistas”, explicou Soraia Nogueira, gestora contábil da Seteco.
Digitalização da gestão de documentos: como começar?
Antes de implementar sistemas tecnológicos que auxiliem na modernização do armazenamento de arquivos, é preciso modificar processos internos para melhorar a organização e segurança da empresa.
Arquivos digitais já são utilizados pelo Fisco. Na Receita Federal, os processos são abertos na plataforma “e-Processo” (Dossiê Digital), onde o contador anexa documentos comprobatórios em PDF, contudo, há regras específicas para a digitalização que envolvem legibilidade.
Pensando nisso, listamos 7 dicas para você começar a modernizar a gestão de documentos da sua empresa começando pela separação do que é físico e eletrônico:
1- Separe os documentos de acordo com o uso
2- Organize guarda física dos documentos
3- Considere a temporalidade
4- Crie uma rotina de digitalização
5- Faça backups
6- Tenha políticas claras de uso dos documentos
7- Tenha uma caixa de entrada
“Mudar processos rotineiros de trabalho não é fácil. Para tomarmos decisões importantes é necessário pensar além. Neste caso, os benefícios são incontáveis. Além da conscientização ambiental e de se tratar de uma questão de sustentabilidade, ao digitalizar documentos importantes ganhamos em agilidade, o trabalho se torna mais qualificado e limpo e o tempo dos colaboradores pode ser investido em tarefas mais estratégicas”, explica Adriana Ruiz Alcazar, sócia-diretora técnica da Seteco.
Desde que implementou a gestão de documentos baseada em digitalização e sistemas tecnológicos, a Seteco reduziu suas impressões mensais de 45 mil documentos para 5 mil arquivos impressos.
Aprovada recentemente pelo Senado e aguardando sanção presidencial, a MP da Liberdade Econômica (nº 881/2019) traz a novidade dos documentos públicos digitalizados passarem a ter o mesmo valor jurídico e probatório do documento original.
Gestão de documentos: como se adequar na prática
Para começar, crie pastas no seu ambiente de rede que sejam fáceis de serem manuseadas. Elas ajudarão na simplificação do processo de inserir e excluir documentos, por isso é importante nomear por departamentos. Em seguida, separe os documentos de acordo com os conteúdos, relevância e data. Uma organização considerada simples como essa pode fazer toda a diferença.
Assim como o arquivo físico, o digital deve estar armazenado em um local seguro, por isso, outra opção é escolher um sistema que melhor se adapte à sua empresa.
A Asplan, spin-off da Seteco, desenvolve sistemas personalizados que englobam serviços de gestão de documentos a processos automatizados de geração e importação de notas fiscais, pagamentos e outras entregas sistemáticas e de estruturas gerenciais, como a nova plataforma Asplan 360, apresentada durante o evento. Para saber mais, clique aqui!
Para Anderson Barbosa, gerente administrativo da Sweda, empresa especializada em automação comercial que é cliente da Seteco há 22 anos, o Partner Business foi bastante dinâmico e intuitivo e reforçou a relevância do tema. “A Seteco tem sido fundamental para conscientizar a nossa empresa sobre a importância da gestão de documentos e como a digitalização gera resultados para o negócio”, declarou.
A Seteco ainda oferece serviços de BPO Financeiro em que é prestada uma consultoria de controle informatizado dos arquivos, relatórios, contas a pagar, fluxos semanais, conciliação bancária, emissão de extratos, entre outros.
